Management Assistent

14 uur p.w.
Max. € 4.188,- p.m.
Locatie: Den Haag
Solliciteren kan t/m 27 april 2025

Buddy Netwerk is een professionele vrijwilligersorganisatie die door de inzet van vrijwillige Buddy’s ondersteuning biedt aan kwetsbare mensen. Dat doen wij voor de gemeenten Den Haag, Delft, Leidschendam-Voorburg, Rijswijk, Zoetermeer en Westland. Ons team werkt vanuit ons kantoor in Den Haag en bestaat uit 11 collega’s. Sinds 2024 is Buddy Netwerk onderdeel van MEE Zuid-Holland Noord, een organisatie die zich sterk maakt voor iedereen met een beperking.

Dit ga je doen

Als management assistent ben je de rechterhand van onze manager, het eerste aanspreekpunt en vraagbaak bent binnen ons team van maatschappelijke professionals én voor onze opdrachtgevers! Ook sta je soms onze vrijwillige Buddy’s en onze cliënten te woord als zij vragen hebben. Je werkt samen met de directie assistente en andere management assistenten van MEE daar waar het werk overlapt.

Het is belangrijk dat je een goed overzicht kunt behouden in hectische situaties en prioriteiten kunt stellen. Dit vraagt om een flexibele instelling. Je structureert en coördineert informatie en pakt zaken proactief en zelfstandig op. Je ondersteunt de manager en collega’s en zorgt dat alles administratief goed loopt.

Je belangrijkste taken zijn:

Je coördineert en bewaakt dagelijkse werkzaamheden en bent vraagbaak voor collega’s.
Je pakt voorkomende werkzaamheden op het secretariaat op samen met de administratief medewerker, zoals voorbereiden van vergaderingen, correspondentie, postverzending en het verzorgen van attenties voor vrijwilligers.
Je organiseert en coördineert evenementen voor vrijwilligers.
Je zorgt voor afhandeling van facturen en uitbetaling van de vrijwilligersvergoedingen.
Je zorgt voor de administratieve afhandeling van onze subsidieaanvragen en – verantwoordingen.
Je zorgt voor administratieve ondersteuning van de manager, o.a. door het organiseren van overleggen en maken van verslagen.
Coördineren van de urenregistratie van de teamleden en bijhouden van personele mutaties.

Zo maak jij het verschil

Jij kunt het verschil maken in deze rol omdat je beschikt over sterke administratieve vaardigheden en een klantgerichte houding. Je onderscheidt je van anderen door je vermogen om snel te schakelen en goed te prioriteren, zelfs in drukke situaties. Je bent leergierig, werkt zelfstandig en hebt goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waardoor je effectief kunt communiceren binnen het team en met externe partijen. Je bent enthousiast, flexibel en voelt je goed in teamverband, waar je bijdraagt aan een positieve werkcultuur. Dankzij je ervaring met het ondersteunen van het management en het werken met vrijwilligers ben je in staat om zowel strategisch als praktisch bij te dragen aan de organisatie.

5 redenen waarom dit iets is voor jou

Je hebt een MBO-4 diploma in de secretariële of administratieve richting en relevante werkervaring.
Je werkt graag in een dynamische maatschappelijke organisatie en weet goed om te gaan met vertrouwelijke informatie.
Je hebt ervaring met registratiesystemen, online tools om gezamenlijk in documenten te werken en goede kennis van MS Office waaronder Excel en Outlook.
Je vindt het leuk om naast administratief werk ook betrokken te zijn bij het organiseren van vrijwilligersbijeenkomsten en evenementen.
Je bent een verbindende en inspirerende kracht en neemt proactief positie in.

Hier mag je op rekenen

Een brutosalaris van maximaal € 4.188,- (op basis van een 36-urige werkweek), conform schaal 6 van cao Sociaal Werk.
Individueel Keuze Budget voor extra flexibiliteit in arbeidsvoorwaarden als vakantiegeld, een 13e maand en verlofuren.
Persoonlijk opleidingsbudget en onbeperkt toegang tot het digitale trainingsaanbod van GoodHabitz.
Een tijdelijk contract van een jaar, met daarna de mogelijkheid tot verlening.
We vragen je om voor indiensttreding een Verklaring Omtrent het Gedrag te overleggen.
Alle overige arbeidsvoorwaarden volgens cao Sociaal Werk.

Hier kom je terecht

Binnen MEE ZHN werk je samen met enthousiaste collega’s die elke dag werken aan de taak die zij zichzelf gegeven hebben: ‘meedoen mogelijk maken’.

Jouw rol binnen MEE ZHN brengt je in contact met een netwerk van maatschappelijke organisaties, waaronder JESS, JongLeren, MEE ZHN en Wijkz, alle gefaciliteerd door Xtra. Binnen deze krachtenbundeling draait het om op een verbindende en inspirerende manier samenwerken en positie innemen om impact te maken voor een samenleving waarin iedereen meetelt en de kans krijgt mee te doen.

Meer weten over MEE ZHN? Ga naar onze website www.meezhn.nl

Het sollicitatietraject

Solliciteer online door je gegevens en motivatie achter te laten, via de button ‘Direct solliciteren’ bovenaan deze pagina. De status van je sollicitatie kun je online volgen via onze sollicitatieportal.

Uiterlijk 5 werkdagen na sluitingsdatum ontvang je bericht of je wordt uitgenodigd voor een kennismakingsgesprek. Het opvragen van referenties kan deel uitmaken van het sollicitatietraject.

Na het kennismakingsgesprek volgt (eventueel) een tweede gesprek en bij wederzijds enthousiasme heb je het arbeidsvoorwaardengesprek. Na je arbeidsvoorwaardengesprek kun je jouw contract digitaal ondertekenen en is het alleen nog afwachten tot je eerste werkdag!